Евгений Найдин,

начальник отдела автоматизации ООО «АРТО».

Всем известно, что автоматизация существенно помогает на всех этапах работы компании, начиная от заказов и оприходования товара, заканчивая анализом деятельности. Однако, как и в любом деле, в процессе автоматизации есть свои особенности, зная которые, можно существенно сберечь время, деньги и нервные клетки, которые, как известно, не восстанавливаются. Сегодня мы решили поговорить о том, на что руководству компании стоит обратить внимание в процессе автоматизации своего предприятия.

С чего начать?
С чего лучше всего начать процесс автоматизации? С потери страхов – это враг номер один. А они идут просто от элементарного незнания и консерватизма. Не нужно ничего бояться! Просто приходите к нам и спрашивайте, спрашивайте, спрашивайте! Другого способа, как убедиться, что это все настолько несложно и недорого – просто не существует. Кстати, наш опыт по внедрению автоматизации торговли и услуг показал, что в ней в первую очередь НЕ заинтересованы, создают негативное мнение о ней и даже на первом этапе саботируют процесс – сотрудники низшего звена. Делайте выводы.
Можно посоветовать компаниям, желающим внедрить у себя подобные системы обращать при выборе системы и компании интегратора на следующие моменты: четко сформулировать требования к системе и ожидаемые результаты; проанализировать, кто и какие системы применяет в вашем сегменте. Данные действия позволят выбрать желаемый список возможных систем.
Кроме того, надо понять: никакая самая высокотехнологичная автоматизация не поможет, если не будет четкой организационной структуры бизнеса и системного подхода к реализации бизнес-процессов. Программа сама по себе не может упорядочить информационные потоки. Сначала должен существовать ясный всем сотрудникам алгоритм работы самой организации – и лишь затем он реализуется средствами программы. Если такого алгоритма нет – сначала стоит обратиться в консалтинговое агентство для организации грамотного учета.

Фактор времени
Не пытайтесь автоматизировать предприятие за неделю до открытия! Кажущееся очевидным замечание о том, что автоматизацию нужно планировать заранее, на деле регулярно опровергается. Видимо, этот этап в создании нового предприятия все еще подсознательно считается не слишком важным. Поэтому, пожалуйста, не будьте наивны! На выбор программного обеспечения, оборудования для автоматизации, поставщика решения, на прокладку сети, установку и настройку программы и оборудования, обучение сотрудников, ввод начальных данных, - на все это потребуется определенное время, даже если вы владелец совсем небольшого магазина. У сетевых форматов организационные вопросы могут занимать от двух-трех до шести-двенадцати месяцев.
Существует иллюзия, что достаточно купить компьютеры и программу, расставить по местам – и все заработает. Нужно понимать, что после покупки неизбежны некоторые вводные процедуры, которые зачастую не бесплатны (хотя стоят не дорого, так что пугаться не стоит). Более того, потребуются некоторые Ваши самостоятельные усилия: это первоначальная подготовка электронного справочника товаров или услуг, присваивание товарам внутренних штрих-кодов, проведение инвентаризации к моменту пилотного запуска проекта, этикетирование товаров. Спокойно отнеситесь к первым техническим сбоям – они почти неизбежны при наладке. Смеем Вас уверить, все проходят через это.

Выбираем партнера
Выбор компании-автоматизатора – вопрос непростой. Если компания осуществляет лишь часть услуг, то не исключен факт, что в случае сбоя в системе причину будет найти очень сложно. Идеально, когда одна компания обеспечивает внедрение системы автоматизации, начиная от анализа потребностей предприятия, установки оборудования и программного обеспечения и заканчивая обучением специалистов ведению учета. В этом случае вы получите гарантированную помощь. Если же универсальную компанию найти не удается, попросите компанию, предоставляющую часть оборудования, порекомендовать партнеров для внедрения системы. В этом случае вы можете быть уверены, что компании работают в тандеме и в случае форс-мажоров не будут обвинять друг друга в некачественной работе или плохом оборудовании. Рекомендуем заключить договор на техническое обслуживание системы: компания, которая занималась внедрением, детально знает проект и быстро устранит неисправность. Для того, чтобы решить проблему, другая приглашенная компания вынуждена будет сначала изучить проект.
Обратите внимание на количество сотрудников в компании. Достаточно ли их для поддержки вашего проектае Будет ли развиваться проект, если руководитель заболеет? Профессионально ли сотрудники отвечают на ваши вопросы, приводят ли примеры из уже совершенных внедрений? Охотно ли дают контакты своих клиентов для рекомендаций? И, наконец, приятно ли с ними общаться? На все эти моменты следует обратить внимание при выборе компании-автоматизатора, ибо именно от этого зависит эффективность нововведений.

Выбор программ и оборудования
Крайне важна задача правильного выбора компонентов для увязки программ и оборудования в единый комплекс. Причем чем дешевле оборудование и программное обеспечение, тем менее оно функционально, соответственно, меньше возможностей имеется для настройки такого взаимодействия.
Одна из типичных ошибок – это попытка сэкономить на и так уже недорогом оборудовании. Времена дороговизны остались в 90-х, сейчас есть колоссальный выбор всего и вся, на любой цвет, размер, цену и вкус. Безусловно, считать свои деньги это хорошая привычка, но нельзя же экономить на том, что будет каждодневно защищать Ваш бизнес. Кроме того, необходимо свести к минимуму зависимость от поставщика оборудования и программного обеспечения. Наша идеология: чем меньше Вы нас к себе зовете, тем лучше. Мы заинтересованы в полной Вашей автономности от нас, так как нет ничего хуже зависимости от какого-нибудь программиста, который одним нажатием клавиши может остановить бизнес. Внимательно прорабатывайте на этапе покупки вашу будущую экономическую независимость! Мы настоятельно не рекомендуем покупать оборудование малоизвестных фирм, за которым нет технической поддержки. Также мы настоятельно не рекомендуем использовать программное обеспечение, которое написал ваш знакомый. Даже если эта программа будет работать при запуске магазина – насколько она окажется совместима с очередным обновлением вашей бухгалтерской программы или с новым оборудованием, которое вы решите установить через год? Покупайте продукты лицензионные! Лучше, конечно, образцы творчества крупных программных компаний федерального уровня (наша компания предлагает только их). Кстати, многие лицензионные программные продукты лают право на бесплатное обновление, существуют «горячие» телефонные линии поддержки.
От правильного выбора программы зависит наличие важных для работы функций. Количество моделей подключенного торгового оборудования, возможность работы в сети предприятий, управление производством и т.п. Сравнение всех продуктов на рынке практически невозможно из-за большого количества предложений, поэтому попробуем дать несколько общих советов.
Выбирайте программный продукт, который уже давно существует на рынке - это говорит о большом опыте производителя. Хорошая постоянная обратная связь от пользователей дает определенную гарантию того, что большинство ошибок исправлено и продукт работает стабильно. Положительным фактором является и большое количество партнеров, осуществляющих внедрение и поддержку продукта. Не покупайтесь на дешевизну и простоту программного обеспечения: вы рискуете недополучить ряд необходимых в работе отчетов. Важна эргономика программного обеспечения. Например, в системе «ДАЛИОН: Управление Магазином» созданы удобные автоматизированные места оператора и товароведа, которые существенно упрощают обычные операции по приходу и переоценке товаров, оперативно показывают итоговые суммы на кассовых станциях, позволяют иметь на одном экране «горячие» объекты, с которыми работает пользователь: документы, отчеты, обработки. Если добавить к этому возможность корректировки информации (количество, склад, наценка и пр.) сразу в нескольких строках документа, то станет понятно, что работать с таким функционалом быстрее, а значит эффективнее.
В принципе, главная проблема многих из обращавшихся к нам компаний заключалась в желании получить максимальный результат при минимизации инвестиций. Но детальный разбор того или иного решения и оборудования всегда позволял прийти к оптимальному варианту внедрения. В крайнем случае, всегда оставлялись возможности безболезненного роста и масштабирования системы, т.к. с вероятностью 80%, тот функционал, который изначально казался им нужным лишь на перспективу, очень быстро оказывался востребованным. Также необходимо остановиться на пожеланиях, адресованных не столько самому решению, сколько аппаратной платформе, на которой оно будет стоять. Мы советуем использовать оборудование, характеризующееся высокой надежностью, узнаваемой марки, имеющее хорошую сервисную поддержку в регионе и хорошую техническую поддержку со стороны поставщика и производителя. Именно закладывание в выбираемую систему  дополнительного запаса прочности и возможности масштабирования позволяет нашим клиентам безболезненно расти и развиваться, не оглядываясь каждый раз при открытии нового магазина на свою IТ систему, а просто гармонично его туда включать. А это позволяет экономить весь набор ресурсов клиента:  средства, нервы, время, привлечение дополнительного персонала.

Персонал определяет успех
Для любого торгового предприятия остро стоит проблема квалификации персонала, ведь для полного использования возможностей системы необходимо, прежде всего, желание и готовность работников эти возможности использовать. Например, в малом магазине, где на каждого сотрудника возложено выполнение нескольких дел, часто складывается ситуация, когда в установленной комплексной системе автоматизации востребованной становится только функция учета товара. На анализ и другие «стратегические» вещи просто не остается времени.
Нельзя пускать дело на самотек. Вам нужен «смотрящий» человек в Вашем магазине, которому Вы доверяете и хорошо платите, кто будет великолепно разбираться во всех тонкостях автоматизации и сопровождения программы. Кто это будет, системный администратор или товаровед – решать Вам.
Ответственного сотрудника необходимо выделить еще на этапе проектирования системы. Отсутствие руководителя проекта с вашей стороны, может существенно замедлить процесс или вовсе привести к нежелательному результату. Рекомендуем заранее выбрать сотрудника, надел?нного полномочиями решать большинство организационных и финансовых вопросов. Он должен четко понимать: в каком месте поставить сервер, какую стену можно сверлить для прокладки провода локальной сети. Важна и подготовка рядовых сотрудников. Все мы знаем, к чему приведет появление на дороге автомобиля, водитель которого плохо обучен вождению. Конечно, автоматизация предприятия не столь опасна, однако необученные работе с программой сотрудники могут значительно снизить  экономические показатели компании. Представьте, как может вырасти очередь в кассу, если кассир не знает, как ввести в программу товар, штрих-код которого не читается сканером. Сколько времени потратит товаровед на исправление ошибки, допущенной им самим? Этого можно избежать, организовав обучение сотрудников.

И собственники компании, и руководство хотят получить экономический эффект и улучшить операционные показатели после внедрения информационной системы. В этом может помочь понимание того, что такая система – это не панацея. Это лишь инструмент, который сначала надо правильно выбрать, затем настроить, научиться им владеть, и лишь затем пользоваться.