Евгений Найдин,

начальник отдела автоматизации ООО «АРТО».

Автоматизация любого  предприятия – будь то магазин продуктов или стадион – в целом выполняется по схожим алгоритмам, но всегда с учетом специфики товара или услуги. Иногда эта специфика не слишком велика и позволяет выбирать из широкого спектра программ, иногда заставляет искать решения задач, совершенно отсутствующие в «типовых» решениях. Автоматизация салонов красоты относится к последним случаям.

Красота как товар
Задачи автоматизации того или иного заведения всегда определяются его бизнес-процессами. В случае автоматизации салонов красоты таких особенностей имеется несколько.
Прежде всего, это необходимость индивидуального подхода к клиенту, ведь сюда клиент идет за определенной процедурой, и даже к определенному мастеру. Он оплачивает достаточно недешевые услуги и хочет получить индивидуальное обслуживание, рассчитанное именно на его потребности. Ему важно время, место, конкретный специалист, а не просто сама услуга. Поэтому здесь, например, важна возможность бронирования, рационального распределения времени мастеров и помещений, возможность минимизировать ожидание и повысить загрузку оборудования и т.п.
Вторая особенность салонов красоты – это широкий и постоянно меняющийся спектр предлагаемых услуг. Более того, каждая услуга (например, та же стрижка) может существовать в большом количестве вариантов. Это требует от программы автоматизации большой гибкости и возможности настройки в процессе эксплуатации. Кроме того, такой широкий спектр дает и широкие возможности для злоупотреблений персонала, что тоже должно быть предусмотрено логикой программы. Наконец, эта же особенность значительно усложняет расчет цены конкретной услуги и формирование заработной платы.
Существует и еще целый ряд трудностей, которые отсутствуют при автоматизации, допустим, торговых предприятий. В частности, это сложность применения для учета штрих-кодов при порционном расходе материалов и отсутствии стандартизации услуг.
Наконец, салоны красоты часто работают с клиентами в течение длительного времени. Причем, чем больше период действия клубной карты и процент продления, тем услуга выгоднее для центра. Поэтому сегодня, стараясь закрепить клиентов, салоны предлагают самые различные карты и абонементы, в том числе корпоративные. Так что система автоматизации должна иметь механизмы работы с картами, и позволять применять весь спектр инструментов для повышения лояльности клиентов, как на программном, так и на аппаратном уровне.
Основная задача автоматизации деятельности администратора и директора салона красоты – ничего не забыть и не потерять, учесть каждый рубль и каждого клиента. Тотальный контроль и ежедневный анализ деятельности бизнеса – вот что является основной задачей внедрения программы.

Выбираем программы
Первый вопрос, который встает перед руководителем любого предприятия: какую систему выбрать – готовое «коробочное» решение или программы более высокого уровня? Это зависит от уровня заведения и ассортимента услуг.
На данный момент существует ряд коробочных решений, которые позволяют автоматизировать основные участки их работы. Но, если мы говорим о коробочных решениях, то они больше применимы к эконом сегменту или медиум сегменту: среди таких предприятий в первую очередь парикмахерские, и лишь отчасти салоны красоты, SPA-салоны. Для этой части клиентов есть выбор среди предлагаемых коробочных решений, как на базе 1С, так и на базе иных платформ. Все эти решения в достаточной мере эффективно автоматизируют работу по следующим направлениям: Администратор (Журнал работы мастеров, журнал предварительной записи), Кладовщик (складской учет ТМЦ), Бухгалтер (количественно-суммовой учет оказанных услуг и материалов для них, расчет заработной палы сотрудников), Руководитель (получение аналитических отчетов). Практически все подобные решения имеют поддержку работы с дисконтными картами, часть так же поддерживает работу с абонементами. В сегменте медиум или премиум гораздо большие требования к программным продуктам. Для автоматизации тех салонов красоты, SPA-салонов и косметических клиник, где надо говорить не только о «поточном» производстве, но и об определенном творчестве – следует выбирать решения более высокого класса. В таких салонах сложнее внутреннее и внешнее ценообразование, да и взаимоотношения с клиентом и их контроль должны стоять на более высоком уровне.
С точки зрения дисконтной части (взаимоотношения с клиентом) здесь необходимо говорить о приближении подобного модуля по функционалу к CRM системам. Тут и дисконтные карты, бонусы, депозиты, абонементы, а также многое, чего нет в коробочных решениях: sms и e-mail рассылка, система напоминаний и уведомлений, и т.п. С точки зрения ценообразования и формирования зарплаты сотрудников (мастеров, косметологов, врачей) тоже не все так просто. Как правильно сформировать цену услуги для клиента, что взять за единицу для расчета стоимости – вот вопросы, которые волнуют руководство подобных салонов и клиник. Но ещ? больше волнует оборотная сторона медали: как правильно сформировать зарплату своим сотрудникам, ведь мастера, врачи, косметологи получают процент от стоимости оказанных услуг и дополнительных продаж. Именно последняя часть слабо охвачена предлагаемыми коробочными решениями и заставляет клиентов искать какие-то варианты «под себя» и дополнять типовые.

Задачи и решения
Компания «АРТО» для автоматизации салонов красоты предлагает программу «Small&Smart Business». Программа «Small&Smart Business»  предназначена для автоматизации деятельности салона красоты, косметологического салона, SPA-центра, частной медицинской клиники, фитнес-центра, парикмахерской или подобных предприятий. Преимущество этой программы в том, что она позволяет совместить функции сразу пяти сотрудников на одном рабочем месте. Директор, администратор, мастер (или врач, или другой сотрудник, оказывающий услуги), маркетолог, кладовщик – все выполняемые ими функции автоматизируются в рамках единого интерфейса. Программа состоит из трех частей: работа мастеров салона, работа с товарами, работа управляющего (директора).
В целом, программа позволяет осуществлять следующее:
Вести уникальную базу данных по клиентам – осуществляется мгновенный поиск клиента по начальным буквам имени или фамилии. Программа напомнит о персональной скидке, выданном кредите и дне рождения клиента.
Записывать клиентов в электронную сетку расписания и перемещать их по времени приема – одним кликом мышки клиент вносится в расписание специалиста, с точностью аптечных весов рассчитывается рабочее время салона и специалистов, программа предупредит о времени приема и процедуры.
Автоматизировать ведение расчетов с клиентом (например, формирование цены услуги с учетом запланированного и фактического расхода материалов). При этом используется функция автоматической работы с контрольно-кассовым аппаратом, есть возможность вести кредитные и абонементные расчеты в зависимости от настроек учета на предприятии.
Вести детальный складской учет. Детализация ведется на уровне партионного учета (учитывается движение товара вплоть до каждой партии), можно закреплять за каждым мастером свой подотчетный склад материалов. Вы всегда будете знать, по какой цене пришла именно эта коробка товара, и какую точно прибыль вы получили от ее продажи, и не уходят ли материалы со склада «налево». Система позволяет определить, в каких произвольных единицах измерения вести учет товара, и проводить списание в любой удобной форме выпуска или единице измерения. Так, например, если к вам приходят материалы в банках, то администратор может оприходовать товар по этим банкам, а списывать расход так, как скажет мастер, например в граммах.
Система обладает большим функционалом для ведения финансовых расчетов по предпринимательской деятельности. Используется книга доходов-расходов, в которую автоматически заносятся расчеты с клиентами, а также дополнительные строки доходов-расходов по деятельности салона, вносимые непосредственно директором.
Система имеет возможность планирования деятельности предприятия: ведение аналитики по предприятию, окупаемости услуги, расчета маркетинговых затрат, а также автоматический расчет заработной платы сотрудников в соответствии с заданными настройками, даже если на конечную сумму будут влиять величина оклада, % от выполненных услуг и стоимость израсходованных материалов при их оказании.
Система обладает гибким инструментом для создания любых отчетов. Вы сможете увидеть или составить отчет о движении и остатке денег по кассе, любой отчет по финансам, по складу, по сотрудникам, по клиентам и вообще по любым данным, которые вы будете вводить в систему, вплоть до заполненных бланков налоговой отчетности.
Система позволяет работать со сканером штрих-кода, использование которого существенно сократит время ввода и поиска необходимой информации. Каждому клиенту можно будет выдать карту клиента, с индивидуальным штрих-кодом для быстрого поиска в базе и присвоением индивидуальной скидки. За каждой услугой можно закрепить свой штрих-код, для быстрого занесения ее в талон при расчете, также весь складской учет можно организовать с помощью штрих-кодов производителей или использовать свои штрих-коды.
Наконец, система позволяет разграничить функции и права доступа к информации. Программу «Small & Smart Business» можно установить на один компьютер или на несколько, при этом на каждом из них можно завести несколько учетных записей пользователей со своими паролями и уровнями доступа. Это исключит несанкционированный доступ посторонних лиц к вашей информации и не позволит администратору вмешиваться в дела руководителя.

Автоматизация салона красоты  – сегодня нетривиальная задача. Однако, как показывает опыт, существующие технологии позволяют успешно решать ее, и получать экономический эффект. Вероятно, в ближайшие годы мы будем свидетелями массового внедрения современных методов управления бизнес-процессами в этом секторе.