Евгений Найдин,

начальник отдела автоматизации ООО «АРТО».

Каждый владелец ресторана или кафе знает, каким должно быть его заведение, и мечтает об идеальном менеджере, который обеспечит правильную и эффективную работу. Таким идеальным менеджером могут стать современные автоматизированные системы управления предприятием.

Кризис и автоматизация
Кризис жестко, но справедливо отсортировал ресторанный рынок, позволив выжить наиболее востребованным и эффективным заведениям. У демократичных сетевых концепций шансов сохранить бизнес было больше всего, но фокус внимания их владельцев существенно сместился в сторону снижения издержек и обеспечения централизованного управления. Рынок постепенно набирает обороты, и новый уровень управляемости дает возможность начать новую экспансию. Сегодня необходимо в реальном времени контролировать бизнес и управлять ресторанной сетью, получая максимальный эффект от вложенных инвестиций.
Изначально правильно выстроенная система управления может стать для кафе, ресторана той самой точкой опоры, которая позволит серьезно раскрутить заведение, или создать ресторанную сеть, тиражируя успешную концепцию. Поэтому в идеале информационное решение должно быть полнофункциональным, предварительно сконфигурированным и легко настраиваемым, а также иметь потенциал для масштабирования в случае развития бизнеса. Сейчас многие поставщики предлагают специальные  «коробочные» решения для небольших заведений. И если руководствоваться не только стоимостью продукта, а соотношением параметров «цена - функциональность - сервис - потенциал для развития», то быстрая окупаемость проекта будет обеспечена.

Концепция заведения и выбор системы
Концепция автоматизируемого заведения и его размер также играют роль в процессе автоматизации небольших баров и кафе нет необходимости в использовании большого количества официантских станций, соответственно с точки зрения функциональных возможностей подходит практически любая система. В этом случае нет необходимости требовать от внедряемого решения «умных» дисконтных схем и «хитрых» CRM- модулей для управления лояльностью посетителей (дисконтные карты, накопительные скидки, рассылка SMS-сообщений и т.п.)
Крупные рестораны  с несколькими залами требуют большего количества официантских станций. Там система автоматизации должна поддерживать сложную структуру производственных подразделений предприятия (залы, кухни, цеха ит.д.), обеспечивать персоналу единую базу заказов по всему предприятию в целом. В таких случаях обычных видов скидок бывает уже недостаточно. В программном обеспечении должны быть предусмотрены расширенные виды дисконтных схем (например, «третья кружка пива - бесплатно»), возможность работы с рекламными акциями (сегодня в дневное время на коктейль «Мохито» установлена специальная цена), клубные схемы обслуживания посетителей («карта на входе») и т.д. Отдельно хочется выделить сетевые ресторанные проекты и холдинги, которые все активнее развиваются в России и являются наиболее прибыльными и устойчивыми на рынке. Традиционно к сетевым форматам принадлежат заведения быстрого питания, разнообразные кофейни, рестораны free-flow, бары. В последние годы стали развиваться и более концептуальные сетевые проекты – «тиражируемые» рестораны средней ценовой категории.

Особенности сетевых заведений
Преимущества работы в сетевом формате очевидны. В отличие от «одиночек» ресторанные сети могут существенно минимизировать затраты за счет корпоративных цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками. Выделение центрального управленческого офиса снижает издержки на содержание административного персонала и бухгалтерии. Единые стандарты организации большинства технологических процессов, включая требования к качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как следствие, сетевой бизнес отличает большая доходность и конкурентоспособность на рынке. Однако сетевые  амбиции требуют от ресторатора соответствующих подходов к организации работ всех подразделений предприятия. В отличие от одиночных заведений, обычными условиями работы ресторанных сетей являются:
- расширенные объемы закупок и продаж;
- территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра;
- единые корпоративные стандарты производственных процессов и уровня сервиса.
Указанная специфика – дополнительная причина для разработки схемы управления сетевыми структурами, кардинально отличающейся от принципов управления отдельным рестораном.
Если говорить о сетевых предприятиях, то залогом успеха является централизованная политика управления, последовательно и четко проводимая во всех филиалах. Чем крупнее структура, тем сложнее ею управлять. Управленческие ошибки, неэффективный бизнес-процесс повышают стоимость внедряемого решения. Поэтому система управления ресторанной сетью должна автоматизировать работу всей компании, включая центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны. Эффективно управляя внутрисетевыми товарно-производственными потоками, можно поддерживать объем запасов на оптимальном уровне, достаточном для обеспечения бесперебойных продаж, минимизируя затраты на закупку и хранение продуктов и не допуская их порчи. Очень важна возможность устанавливать ценовую политику в рамках сети ресторанов, реализовывать программы лояльности, проводить маркетинговые акции и анализировать их результаты, а также централизованно управлять персоналом и создавать схемы мотивации персонала.
Планирование фонда заработной платы – это трудоемкая и ответственная работа. Если официантов и поваров в смене будет недостаточно – неизбежны задержки в подаче и недовольство гостей. Если слишком много – это большие затраты по зарплате. Программа должна иметь Удобный планировщик расписания, позволяющий выбрать количество сотрудников в сменах в строгом соответствии с прогнозируемой выручкой по каждому дню недели. Эффективные схемы мотивации, включая автоматическое начисление премий и штрафов, в сочетании с надежными инструментами контроля над персоналом позволяют обеспечить высокую дисциплину во всех ресторанах сети, поощрять лучших и предупреждать возможные злоупотребления.
Аппаратная часть также имеет свои особенности, зависящие от концепции заведения. Например, для заведений, работающих по схеме fast-food, нет необходимости приобретать принтеры сервис-печати (распечатка заданий повару на приготовление блюд по заказу) – все блюда уже готовы. Для схемы table-service (с официантом), напротив, требуется обязательное наличие подобных принтеров. Готовых блюд нет, их необходимо готовить в соответствии с заказами от посетителей.

Технология и системы автоматизации
В заведениях общепита, также как и на других предприятиях, чаще всего автоматизируют отдельные бизнес-процессы. Однако,  легко понять, что такой подход далек от оптимального. Это снижает эффективность бизнеса в целом – начиная с неудобной системы управления и контроля, и заканчивая махинациями сотрудников и невозможностью достичь ожидаемого уровня сервиса. Обычно происходит так: в начале работы предприятие устанавливает простую недорогую программу, однако через некоторое время понимает, что заведение «переросло» такую систему, и для работы требуется на порядок больше функций и возможностей. В этот момент приходит решение о приобретении полноценной специализированной системы. Затрат при таком варианте на порядок больше, не говоря уж о потерях от перестройки работы.
– Компания «АРТО» предлагает для решения задач инновационную систему управления ресторанной сетью iikoChain. С помощью iikoChain можно управлять концепцией ресторанной сети: стандарты обслуживания, новые цены и спецпредложения мгновенно передаются из центрального офиса во все рестораны и автоматически вступают в силу в назначенный срок. Используя мощный аналитический инструментарий iiko, вы сможете на ежедневной основе сравнивать расходные и доходные статьи разных ресторанов, выделяя наиболее успешные заведения и определяя, что следует изменить в остальных, чтобы они начали приносить больше прибыли. Хорошо известно, что недостачи инвентаризаций, завышенные закупочные цены и неоправданные показатели по зарплате – все основные проблемы можно эффективно блокировать только «по горячим следам». Спустя месяц исправить ситуацию, как правило, невозможно. iikoChain консолидирует складскую и финансовую информацию от всех ресторанов сети еще до окончания рабочего дня. Автоматический список опасных и проблемных транзакций, автоматический контроль закупочных цен позволит контролеру центрального офиса вмешаться на том этапе, когда проблему еще можно исправить. iikoChain позволяет по нажатию одной кнопки оценить состояние бизнеса: официант еще не успел принести гостю сдачу, а вы, сидя с ноутбуком в аэропорту, видите список проданных им блюд, ингредиенты этих блюд уже списаны со склада, в отчете о прибылях и убытках отразился соответствующий доход, а самому сотруднику начислена премия за проданное «блюдо дня» и процент с продаж за весь заказ. Для эффективного управления сетью  очень важно оперативно получать и консолидировать информацию о продажах из удаленных заведений. Система iiko помогает быстро и легко справляться с теми задачами, для решения которых ранее приходилось часами вручную собирать данные из разных программ.  Любой отчет по персоналу, финансам или складу доступен по нажатию одной кнопки и формируется на основе актуальных данных, что позволяет быстро принимать правильные решения. Именно по этим причинам владельцы сети народных ресторанов «Хмель», «Штаб», сеть кафе «Лепота», сеть фаст-фудов «Бранч» и др., выбрали в качестве системы управления iikoChain, а в роли интегратора компанию «АРТО».

До недавнего времени в ресторане или кафе автоматизировали два основных участка - кассу и склад. Сегодня этого уже недостаточно. В острой конкурентной борьбе, особенно в момент кризиса, нужно владеть всеми бизнес-процессами на предприятии. И к сетевым заведениям это относится в полной мере.